Система документооборота – это отлаженная система, которая включает в себя множество пользователей и обеспечивает связь между сотрудниками и подразделениями внутри организации. Стоит отметить, что при этом, вся деятельность, подразумеваемая под этим определением, строго направлена, организована и должна быть обеспечена последовательным и точным выполнением определенным действием над документами организации или же фирмы.

Для упрощения организации системы документооборота используется такое нововведение, как электронный документооборот. Электронный документооборот в свою очередь обеспечивает надежное, быстрое, а главное не хлопотное движение документов внутри предприятия. Сам по себе он представляет особый механизм, связанный с работой над документами, а главное, это то, что электронный документооборот обеспечивает так называемое «безбумажное делопроизводство», позволяющее в свою очередь избавить сотрудников от работы с целыми стопками бумажных документов. Так, система документооборота начинает входить в новую «эру», которая практически полностью основана на электронных документах и файлах .

Таким образом, электронный документооборот позволяет сотрудникам сэкономить массу времени, избавляя их от ненужной работы, связанной с множеством бумаг. Система документооборота же, основываясь на подобных нововведениях, позволяет обеспечить простой поиск документов, увеличить скорость их движения внутри организации, а также наладить и оптимизировать способы хранения важных бумаг, связанных с операциями, проводимыми организацией или предприятием.

Кроме того, электронный документооборот позволяет избежать или, по крайней мере, минимизировать возможность утери документов, тем самым он позволяет обеспечить целостность данных и избавить организацию от непредвиденных потерь, а значит и расходов. Система документооборота в таком случае становиться наиболее оптимальной, обеспечивает  надежность, скорость и конечно же доступность информации для различных подразделений организации.

Таким образом, любая фирма, предприятие или организация может наладить внутренне движение документов, обеспечить многие важные факторы протекания подобных процессов, используя электронный документооборот. Система документооборота в свою очередь совершенствуется благодаря использованию новых технологий. Данные при этом не повторяются, документы движутся непрерывно, операции над ними при этом могут выполняться параллельно, поиск нужных файлов значительно упрощается – а что еще может быть нужно для комфортной работы с документами?